FAQs / Steuer Tipps

Hier finden Sie nützliche Steuer Tipps und häufig gestellte Fragen kurz und bündig erklärt. Gerne werde ich mir bei einem persönlichen Gespräch Zeit nehmen, um alle Ihre offenen Fragen zu beantworten.

ACHTUNG: diese Informationen sind NICHT aktuell! Es gab 2021/2022 Änderungen, v.a. im EU-Umsatzsteuerbereich (welche hier NOCH NICHT aktualisiert wurden)!

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Wer oder Was ist ein Kleinunternehmer (für die Umsatzsteuer)?

• Ab 2020:
• • bei Umsätzen bis € 35.000,- netto p.a. ist keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und daher auch nicht abzuführen. Aber man darf auch keine Vorsteuern beim Finanzamt geltend machen ("unechte Steuerbefreiung").
  • Diese € 35.000,-- netto p.a. entsprechen einem Bruttoumsatz (inkl. 10% USt) von € 38.500 (wie zB Wohnungsvermietung) bzw. 42.000 € (bei nur 20%igen Umsätzen) oder € 39.550 (bei 13% Umsätzen).
• Bis inkl. 2019:
• • bei Umsätzenbis € 30.000,- netto p.a. ist keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und daher auch nicht abzuführen. Aber man darf auch keine Vorsteuern beim Finanzamt geltend machen ("unechte Steuerbefreiung").
  • Diese € 30.000,-- netto p.a. entsprechen einem Bruttoumsatz (inkl. 10% USt) von 33.000 € (wie zB Wohnungsvermietung) bzw. 36.000 € (bei nur 20%igen Umsätzen).
• Details zu verschiedenen Übergangsszenarien 2019/2020 hier
• Toleranzregelung: einmal in 5 Jahrenkann man um 15% überschreiten € 40.250 netto), ohne dass die Kleinunternehmerregelung gefährdet ist! Achtung: ab 2020 beginnen diese Jahre quasi von Null/neu zu Laufen!
• Die Grenze bezieht sich auf die Höhe der Entgelte für die im Veranlagungszeitraum ausgeführten Leistungen
• Seit 1.1.2017 sind bestimmte steuerbefreite Umsätze (z.B. aus ärztlicher Tätigkeit) nicht mehr dazuzuzählen!
• In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer zu verzichten (etwa um dadurch in den Genuss des Vorsteuerabzugs für die mit den Umsätzen zusammenhängenden Ausgaben, zB Investitionen, zu kommen). Der Verzicht wird vor allem dann leicht fallen, wenn die Kunden ohnedies weitaus überwiegend wiederum vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer sind.
• Steuerbefreite Kleinunternehmer, die sich mit ihrem Umsatz knapp an der Kleinunternehmergrenze bewegen, sollten rechtzeitig überprüfen, ob sie die jeweilige Umsatzgrenze im laufenden Jahr noch überschreiten werden. In diesem Fall müssten bei Leistungen an Unternehmerallenfallsnoch im aktuellen Jahrkorrigierte Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden.
• Wenn man auf einer Rechnung jedoch Umsatzsteuer ausweist, obwohl man z.B. unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer ist, muss man die Umsatzsteuer "kraft Rechnungslegung" trotzdem an das Finanzamt abführen!
• Wenn man "optiert" und auf diese Befreiung verzichtet (bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheids schriftlich gegenüber dem Finanzamt), muss man quartalweise Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und die Umsatzsteuer fristgerecht an das Finanzamt abführen. Nach Ablauf einer fünfjährigen Bindungsfrist kann diese Optionserklärung schriftlich widerrufen werden.
• Auch bei der Aufgabe der Tätigkeit sollte dies immer gemacht werden, da ansonsten bei einer späteren Aufnahme einer anderen neuen selbständigen Tätigkeit die alte Verzichtserklärung noch aufrecht ist, obwohl in der neuen Tätigkeit nur minimale Umsätze erzielt werden und man vielleicht gar nicht mit Umsatzsteuer fakturieren will (weil z.B. die Kunden Privatpersonen sind und so auf der Umsatzsteuer "sitzen" bleiben bzw. Sie dann höhere Preise in Rechnung stellen, als vielleicht andere Kleinunternehmer in dieser Branche- Wettbewerbsnachteil).
• https://www.wko.at/service/steuern/UnternehmensgruenderInnen-und-UID-Nummern.html
• Ein Kleinunternehmer (AT)erbringt Dienstleistungen an EU-Unternehmen (B2B): dann ist sowohl die eigene als auch die Kunden-UID-Nummer anzugeben mit Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren (keine Umsatzsteuer). Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung in AT, aber keine UVA und keine UST-Erklärung abzugeben (da nicht in AT steuerbar). Diese Umsätze zählen dann nicht zu der jeweils gültigen Kleinunternehmergrenze dazu. Strittig ist der Vorsteuerabzug iZm ausländischen Leistungen.
• Benötigt ein Kleinunternehmer eine UID-Nummer für denEinkauf von Waren im EU-Ausland?
• • Für Kleinunternehmer, die keine UID-Nummer haben, gelten beim Kauf von Waren aus dem EU-Binnenmarkt dieselben Regelungen wie für Private - solange die Erwerbe € 11.000,00 (Erwerbsschwelle) nicht übersteigen. Das heißt, der Lieferant verrechnet den jeweiligen Mehrwertsteuersatz des Versendungsstaats (wenn der Lieferant die Lieferschwelle nicht überschritten hat, sonst verrechnet er österreichische USt).
  • Überschreiten die innergemeinschaftlichen Erwerbe des Erwerbers € 11.000,00 (Erwerbsschwelle) sollte eine UID-Nummer beantragt werden. Wenn die UID-Nummer verwendet wird, ist der innergemeinschaftliche Erwerb in Österreich zu versteuern und der Lieferant im anderen EU-Staat darf keine Steuer mehr in Rechnung stellen.
  • Wird die UID-Nummer verwendet, gilt das als Verzicht auf die Erwerbsschwelle. Der Kleinunternehmer ist mindestens zwei Jahre daran gebunden.
  • Achtung: will man die Erwerbsschwelle in Anspruche nehmen, d.h. wie ein Privatkunde behandelt werden (das ist automatisch unter € 11.000), bitte nicht unbewusst die eigene UID-Nummer weitergeben. Ansonsten gilt das als Verzicht (ggü. ALLEN Ländern), an den man 2 Jahre gebunden ist.
• Die Begünstigungen aus der Kleinunternehmerregelung gelten nur innerhalb Österreichs. Sobald man z.B. nach Deutschland fährt und dort z.B. selbst organisierte Vorträge für Privatpersonen anbietet oder z.B. auf einer Messe oder Markt Waren an Privatpersonen verkauft, ist auch ein (österreichischer) Kleinunternehmer verpflichtet, in diesem Fall diedeutsche Umsatzsteuer (samt Registrierung in DE) in Deutschland abzuführen.Die deutsche Kleinunternehmerreglung ist nicht anwendbar.

Wann ist die Umsatzsteuer zu zahlen?

• Prinzipiell immer am 15. des zweitfolgenden Monats, dh. der Jänner ist am 15.3. abzugeben. Somit hat man quasi ein "45 tägiges Zahlungsziel".
• Wenn der 15. auf keinen Werktag oder Feiertag fällt, dann ist der nächstfolgende Werktag der Fälligkeitstag.
• Wenn man die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgeben muss, ist die Zahlung der Umsatzsteuer für den Zeitraum Jänner bis März am 15.5. fällig.
• Einnahmen-Ausgaben-Rechner schulden die Umsatzsteuer in dem Monat, in denen sie den Zahlungseingang verzeichnen.
• Bis 31.12.2012 war es so, dass sich Ist-Versteurer (= z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechner) mit Rechnungsdatum (unabhängig vom Zahlungsdatum) die Vorsteuer zurückholen konnten. Ab 1.1.2013 kann man sich die Vorsteuer nur noch mit dem Zahlungsfluss zurückholen! Somit ist systemkonform sowohl bei den Einnahmen, als auch den Ausgaben die Zahlung relevant.
• Unternehmer mit doppelter Buchhaltung (Bilanzierung) schulden die Umsatzsteuer in dem Monat der Rechnungsausstellung.  Auch wenn z.B. innerhalb der nächsten 45 Tage kein Zahlungseingang erfolgt, ist die Umsatzsteuer trotzdem an das Finanzamt abzuführen. Daher sollte man mit Kunden kürzere Zahlungsziele oder auch Skontoabzug vereinbaren. Z.B: Die Umsatzsteuer der Rechnung vom 31.1. ist am 15.3. an das Finanzamt abzuführen, der Kunde zahlt am 20.3. nach über 45 Tagen: hier müssten Sie die Umsatzsteuer leider "vorfinanzieren"!

Muss ich die Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise abführen?

• Bis zu einem Vorjahresumsatz von € 100.000,- pa kann die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgegeben werden, darüber hinaus muss man sie ab dem Folgejahr monatlich abgeben. Auch wenn man im Folgejahr weniger Umsatz haben sollte!
• Falls man aus persönlichen Gründen die Voranmeldung lieber monatlich abgeben möchte, kann man sich mit der Abgabe der ersten verpflichtenden Umsatzsteuervoranmeldung für das aktuelle Jahr auf monatliche Abgabe festlegen.
• Jedoch, wenn man im Vorjahr monatlich abgegeben hat, sollte man dem Finanzamt bereits bis zum 15.3. des aktuellen Jahres mitteilen, dass man ab dem aktuellen Jahr die Umstellung von Monat auf Quartal vornehmen möchte!
• Weitere Details hier

Was ist eine Dauer-Rechnung?

• Bei Dauerleistungen (Miete, Wartungsverträge,…) reicht eine "Dauerrechnung". Solange die Umstände gleich geblieben sind, steht der Vorsteuerabzug dieser einmalig ausgestellten Rechnung bei Zahlung zu.
• Sie muss wie jede andere Rechnung auch alle Rechnungsmerkmale erfüllen und am besten wäre ein eigener Rechnungsnummernkreis.
• Dieser Vermerk muss ebenfalls auf der Rechnung oben stehen: "Diese Rechnung gilt nur solange, als sie nicht durch eine geänderte Rechnung ersetzt wird, wodurch die bisherige Rechnung ihre Gültigkeit verliert. Sie verliert weiters ihre Gültigkeit, wenn das Vertragsverhältnis endet."
• Formulierungen wie "gilt bis auf Widerruf" oder ähnlich werden nicht mehr akzeptiert!
• Es empfiehlt sich, jedes Jahr eine neue Dauerrechnung auszustellen. Sie können auch darauf hinweisen, dass diese Rechnung z.B. ab einem Stichtag für den Zeitraum zB. eines Jahres gültig ist.
• Wenn Sie die gesamte Umsatzsteuer für ein Jahr ausweisen, ist diese kraft Rechnungslegung auch an das Finanzamt abzuführen! So kann man zB. anführen, dass diese Rechnung "pro Monat gilt", dann ist die Umsatzsteuer bei Bilanzierenden Unternehmen auch monatlich fällig. Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern sowieso erst bei Zahlungseingang.
• Ein gutes Beispiel finden Sie hier

Ist die UID-Nummer meines Lieferanten innerhalb Österreichs UND meines Kunden innerhalb der EU gültig? Ist ein Schweizer Lieferant bzw. Kunde ein Unternehmer?

• Erst nach dem Check z.B. auf http://ec.europa.eu/ habe ich die Berechtigung zum Vorsteuerabzug seiner Rechnung!
• in Finanzonline kann man nach dem Einlog-Vorgang auch die UID-Nummern abfragen:
• • Bei laufenden Geschäftsbeziehungen ist eine regelmäßige Überprüfung aller UID-Nummern im Bestätigungsverfahren der Stufe 1 ausreichend, in Zweifelsfällen sollte eine Anfrage nach Stufe 2 durchgeführt werden. Die "Stufe 1 - Abfrage"  dient der Prüfung, ob die UID-Nummer gültig ist und sollte nach der Rechtsprechungzumindest zweimal jährlichdurchgeführt werden.
  • Bei "Stufe 2 Abfragen" können zusätzlich zu der zu überprüfenden UID-Nummer auch der Name und die Anschrift des zugehörigen Unternehmens überprüft werden.
• Man sollte sich die Bestätigung ausdrucken und für eine eventuelle Prüfung seitens der Finanzbehörde aufheben!
• Gerade bei Rechnungen an Kunden in der EU, die steuerfrei ausgestellt werden, sollte dessen UID-Nummer mit der Sorgfalteines ordentlichen Kaufmanns auf Gültigkeitgeprüftwerden. Zum Zeitpunkt der Lieferung/Leistung muss die UID-Nummer gültig gewesen sein und es muss auch die Zusammenfassende Meldung erstellt worden sein. Denn sonst kann im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung die Steuerfreiheit versagt/gestrichen und 20% österreichische Umsatzsteuer vorgeschrieben werden!
• Wenn die UID-Nummer des österreichischen Lieferanten nicht eindeutig identifizierbar ist, wir der Vorsteuerabzug aus der Rechnung mit ungültiger UID-Nummer versagt werden!
• Hat der Erwerber im Zeitpunkt der Lieferung eine UID Nr. beantragt, diese aber noch nicht erhalten, soll die Lieferung trotzdem steuerfrei sein, wenn der Erwerber die UID Nr. tatsächlich erhält und dem Lieferer nach Erteilung der UID Nr. mitteilt!
• Sollte es technische Probleme bei der Abfrage eines bestimmten Landes geben oder die technischen Voraussetzungen fehlen, kann eine telefonische oder schriftliche Anfrage direkt an das für den Anfragenden zuständige Finanzamt gerichtet werden.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) ist der Nachweis der Unternehmereigenschaft im umsatzsteuerlichen Sinn.
• Hier finden Sie mehr Details zu diesem Thema
• für Schweizer Abfrage siehe unter der Rubrik Newsletter 12/2017 bzw. hier

Was ist eine Pro-Forma-Rechnung oder eine Anzahlungsrechnung?

• Die Proforma-Rechnung ist eine Vorab-Rechnung zu Informationszwecken. Sie löst im Gegensatz zur Rechnung keine Zahlung aus und wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt.
• Anzahlungsrechnungen: Über Anzahlungen für steuerpflichtige Umsätze können Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt werden, insbesondere um dem Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Die Umsatzsteuerschuld entsteht aber erst und insoweit, als die Vorauszahlung auch tatsächlich vereinnahmt wird. Zur Vermeidung einer Steuerschuld kraft Rechnungslegung sollten Anzahlungsrechnungen daher als solche bezeichnet werden. In der Schlussrechnung sind die Netto- und Umsatzsteuerbeträge, über welche Anzahlungsrechnungen ausgestellt wurden, gesondert abzusetzen.

Ab welcher Einkommenshöhe beginnt die Steuerpflicht?

• Für Dienstnehmer/innen € 12.000,-  Einkommen pro Jahr
• Für Selbständige € 11.000,- pro Jahr
• Die unterschiedliche Höhe des steuerfreien Einkommens ist auf die zusätzlichen Steuerabsetzbeträge bei Lohnsteuerpflichtigen (Arbeitnehmer-,  Verkehrs- oder Pensionistenabsetzbetrag) zurückzuführen.
• Dieses steuerfreie Einkommen ist aber von der sozialversicherungsrechtlichen Geringfügigkeitsgrenze  zu unterscheiden. Diese beträgt für 2017 € 425,70 (2016 € 415,72) monatlich.
• Eine relevante Frist für Arbeitnehmerveranlagungen: am 31.12.2015 endet daher die Frist für den Antrag auf Arbeitnehmerveranlagung 2010.
• Ab 1.1.2016 gelten neue Steuertarife: mehr dazu auf www.bmf.gv.at 
• Ab dem Veranlagungsjahr 2014 müssen Verluste aus den letzten 3 Jahren bei Einkommensteuerpflichtigen (nicht GmbHs, da Körperschaftssteuerpflicht, hier bleibt die 75%-Grenze aufrecht!) - anstatt wie bisher mit 75% - mit 100% gegenverrechnet werden! Daher kann es unter Umständen zu einer geringeren Einkommensteuervorauszahlung für das Jahr 2014 führen, als ursprünglich an Vorauszahlungen für dieses Jahr vom Finanzamt festgesetzt wurde!

Wann ist die laufende Einkommensteuer-Vorauszahlung fällig?

• Immer am 15.2., 15.5.,15.8.,15.11. (Werktag-Feiertags-Regelung wie bei der Umsatzsteuerfälligkeit, s.o.).
• Die Höhe der Einkommensteuer wird Ihnen vom Finanzamt ein paar Wochen vor Fälligkeit vorgeschrieben.
• Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht korrekt eingestuft sind, kann man bis 30.9. des aktuellen Jahres eine Anpassung der Vorauszahlungen - auf Basis einer Prognoserechnung - vornehmen.
• Ab dem Veranlagungsjahr 2014 müssen Verluste aus den letzten 3 Jahren bei Einkommensteuerpflichtigen (nicht GmbHs, da Körperschaftssteuerpflicht, hier bleibt die 75%-Grenze aufrecht!) - anstatt wie bisher mit 75% - mit 100% gegenverrechnet werden! Daher kann es unter Umständen zu einer geringeren Einkommensteuervorauszahlung für das Jahr 2014 führen, als ursprünglich an Vorauszahlungen für dieses Jahr vom Finanzamt festgesetzt wurde! Ab 1.1.2016 werden künftig Verluste ab 2013 unbegrenzt (!) vorgetragen.

Wann ist die laufende Körperschaftsteuer-Vorauszahlung zu zahlen?

• Immer am 15.2., 15.5.,15.8.,15.11. (Werktag-Feiertags-Regelung wie bei der Umsatzsteuerfälligkeit, s.o.).
• Bei einer GmbH gibt es (auch bei Verlusten) immer die Mindest- Körperschaftsteuer in Höhe von € 1.750,-- bzw. € 1.092,-- im ersten Jahr nach der Gründung zu zahlen. Bei Verlustjahren geht diese nicht verloren, sondern kann für kommende gewinnträchtige Jahre "mitgenommen" werden.
• Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht korrekt eingestuft sind, kann man bis 30.9. des aktuellen Jahres eine Anpassung der Vorauszahlungen - auf Basis einer Prognoserechnung - vornehmen. Jedoch müssen trotzdem die Mindest-Beträge bezahlt werden!

Was muss eine Rechnung enthalten? Belegerteilungspflicht & Registrierkassenpflicht ab 2016!

Nummerierung von Ausgangsrechnungen

• Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist ebenfalls möglich, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung gewährleistet ist.
• Bei Gutschriften muss ebenfalls eine durchgehende Nummerierung vorhanden sein, sie kann aber getrennt von den Rechnungen erfolgen.
• Der Zeitpunkt für den Beginn kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein.
• Es kann auch verschiedene Rechnungskreise geben, die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein.
• Auf Rechnungen an Privatkunden kann die fortlaufende Nummerierung nur dann entfallen, wenn der Unternehmer die Rechnungen für Unternehmer und Privatkunden getrennt führt.
• Die Angaben des § 11 (1) Z 3 UStG müssen nur auf Rechnungen aufscheinen, zu deren Ausstellung ein Unternehmer gem. § 11 (1) Z 1-2 UStG verpflichtet ist. Daher müssen z.B. Rechnungen von Ärzten an Privatpersonen, die nur freiwillig oder auf Verlangen des Patienten ausgestellt werden, die Rechnungsmerkmale des § 11 nicht enthalten! Klarstellung durch Umsatzsteuerprotokoll 2003 - GZ 09 4501/34-IV/9/03. Weiters steht hier:
• • Es ist zutreffend, dass eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen im Sinne des § 11 UStG 1994 nur dann gegeben ist, wenn der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für dessen Unternehmen ausgeführt wird (§ 11 Abs. 1 UStG 1994). Rechnungen (Honorarnoten, Abrechnungen und dergleichen), die Ärzte an Patienten ausstellen, müssen daher nicht die Merkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 aufweisen. Dies gilt sowohl für die bisherigen, als auch für die neuen Rechnungsmerkmale.
  • Bezüglich des Merkmals der laufenden Rechnungsnummer ist allerdings zu beachten, dass eine laufende Nummerierung unter Einbeziehung der Rechnungen an die Patienten dann erfolgen muss, wenn der Arzt nur einen Rechnungskreis, beinhaltend Rechnungen an Unternehmer (zB an Sozialversicherungsträger, an Seminarveranstalter für Vorträge usw) und an die Patienten, führt. Wird hingegen für die Rechnungen an die Patienten ein eigener Rechnungskreis geführt, müssen diese Rechnungen auch keine laufende Nummerierung aufweisen.

Die elektronische Rechnung ab 2013

• Bislang waren nur wenige Unternehmen in der Lage oder bereit, die hohen technischen Anforderungen für auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen zu erfüllen.
• Ziel mit dem AbgÄG 2012: Vereinfachung der Rechnungsausstellung und die Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung erzielt werden.
• Ergebnis: zukünftig können auch elektronische Rechnungen, die zB perE-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass eine Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erforderlich ist.
• Achtung: ab 2014 gelten eigene Regelungen für Rechnungen an Bundesdienststellen (hier müssen die Rechnungen elektronisch übermittelt werden!).  Dafür stehen zwei Übertragungswege zur Verfügung:
  
  • Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes oder
  • Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Transport-Infrastruktur.
  • "Bundesdienststellen" sind alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Eine ausführliche Liste findet sich unter www.erb.gv.at.
  • Bundesdienstellen sind beispielsweise:
    Arbeitsinspektorate, Botschaften, Finanzämter, Ministerien, Zollämter, Polizeikommanden, Polizeidirektionen, Polizeikommissariate, Justizanstalten, Gerichte (Bezirksgerichte, Landesgerichte, etc), Staatsanwaltschaften, Kasernen, Schulen, Schülerheime, Eichämter, Staatsarchive, etc.
  • Auf oben angeführter Homepage findet sich auch eine interessante Liste von Nicht-Bundesdienststellen, zB Arbeitsmarktservice, ASFINAG, Austro Control, Bundesmuseen, Bundesrechenzentrum, Gemeinden und Länder, Krankenanstalten, Magistrate, ÖBB, Universitäten, Nationalbank, Nationalbibliothek, Staatsdruckerei, Staatsoper, Volksoper, Münze Österreich, Wiener Zeitung.
• Folgende Allgemeine Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
• • Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dieser Art der Rechungsausstellung zustimmen. Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch ausgestellt werden soll. Die Zustimmung kann zB in Form einer Rahmenvereinbarung, aber auch nachträglich erklärt werden. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
  • Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden. Dieser Anforderung kann jedenfalls entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren entsprochen werden. Jeder Unternehmer kann aber selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet. Dies kann nunmehr zB durch Anwendung eines innerbetrieblichen Kontollverfahren erfolgen. Dieses Kontrollverfahren kann im Rahmen eines entsprechend organisierten Rechnungswesens geschehen, aber auch manuell durch Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Geschäftsunterlagen (wie zB Bestellung, Auftrag, Laufvertrag, Lieferschein).

Kassabuch

• Wird ein Kassabuch geführt, so muss es täglich geführt werden. Belege der Einnahmen und Ausgaben sind aufsteigend zu sortieren.
• Alle Belege werden durchgehend nummeriert, und auf diese Nummerierung ist im Kassabuch Bezug zu nehmen, sodass ein Dritter sofort den entsprechenden Beleg findet.
• Der Tagessaldo kann bei einer korrekten Kassaführung niemals ein Minus sein.
• Wenn Sie Privatentnahmen oder -einlagen aus der bzw. in die Kassa tätigen, müssen Sie einen Beleg für die Kassa schreiben und auch im Kassabuch anführen.
• Zahlungen zwischen Bank und Kassa müssen auch mit einem Beleg erfasst werden.
• Wenn Sie z. B. die Bareinnahmen über eine Registrierkasse aufzeichnen und auch den Tagessaldo der Einnahmen in das Kassabuch eintragen, heben Sie die Streifen bitte auf, da dies ansonsten zu einer Schätzung der Einnahmen durch die Finanzbehörde führen kann.
• Heben Sie Paragonhefte mit den Durchschlägen auf.
• Hinweis: Die Führung eines Kassabuchs als Excel-Datei wird auf Grund gesetzlicher Verfahrensvorschriften nicht anerkannt. Bei der Führung eines Kassabuchs mittels Datenträger muss nämlich sichergestellt sein, dass Eintragungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Damit diese Excel-Vorlage steuerlich anerkannt wird, muss es als Vorlage ausgedruckt und händisch ausgefüllt werden. Die Eintragungen dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen. Für Details siehe BMF-Erlass vom 28.12.2011, GZ BMF-010102/0007-IV/2/2011: diese Kassenrichtlinie gibt die Rechtsansichten des BMF wieder, sie kann aber keine über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehenden Rechte und Pflichten begründen.

Fahrtenbuch / Kilometergeld / Fragen zum KFZ

• PKW: 0,42 Euro / km
• • pro mitfahrender Person: 0,05 Euro / km
• Motorräder oder Motorfahrräder: 0,24 Euro / km
• Fahrrad bzw. zu Fuß (jeweils über 2 km): 0,38 Euro / km
• LKW oder Busse: kein amtliches km Geld

Check: Jahreskilometerleistung Aufteilung in betriebliche / private km

• Betriebliche Nutzung zwischen 0-50%
• • Kilometergeld bis max. 30.000 km/Jahr ODER Fahrzeug mit tatsächlichen Ausgaben im Ausmaß der betrieblichen Nutzung
• Betriebliche Nutzung über 50%
• • Fahrzeug mit tatsächlichen Ausgaben im Ausmaß der betrieblichen Nutzung (d.h. alle Kosten werden als Betriebsausgaben erfasst, die Privatnutzung lt. Fahrtenbuch wird ausgeschieden)

Allgemeine Informationen

• max. 30.000 km pro Jahr für den PKW (diese km müssen aber weniger als 50% der Jahreskilometerleistung sein, d.h. die Jahreskilometerleistung muss bei Ansatz von 30.000 betrieblichen km/Jahr mindestens 60.000 km/Jahr sein).
• max. 1.500 km pro Jahr für das Fahrrad.
• Wenn man Kilometergeld ansetzt, werden keine tatsächlichen KFZ-Aufwendungen steuerlich geltend gemacht! D.h. entweder Kilometergeld oder tatsächliche Aufwendungen wie tanken, Versicherungen, Reparaturen, Parkscheine und -gebühren, Navi, Autoradio, Autofahrerclub-Mitgliedsbeiträge, Finanzierungskosten wie Leasing- oder Kreditraten, etc.
• Man kann auch amtliches Kilometergeld / tatsächliche Kosten geltend machen, wenn das Fahrzeug von Familienmitgliedern ausgeborgt wird.
• Für Selbständige ist im Gegensatz zu Dienstnehmern auch die tägliche "Reise" Wohnort - Betriebsstätte eine betriebliche Fahrt, die steuerlich abzugsfähig ist.
• Man sollte immer Anfangs- und End-Kilometer pro Jahr aufschreiben, um das Verhältnis der betrieblichen/privaten Fahrten zu wissen. Denn, wenn sich ein Fahrzeug im Privatvermögen befindet und weniger als 50% der jährlich gefahrenen Kilometer betrieblich sind, kann man das amtliche Kilometergeld als Betriebsausgabe ansetzen. Bei über 50% betrieblicher Nutzung wäre das Fahrzeug im Anlagevermögen zu aktivieren und die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe anzusetzen.
• Download Fahrtenbuchvorlage
• Beim Kauf und Verkauf eines PKW ist keine Vorsteuer geltend zu machen bzw. Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.
• Abschreibung für Fahrzeuge: das Gesetz legt eine mindestens 8jährige Nutzungsdauer fest. Bei Gebrauchtfahrzeugen werden die Jahre des Vorbesitzers abgezogen. Für LKW oder Busse ist die aufgrund der betrieblichen Verwendung voraussichtliche Nutzungsdauer maßgeblich, üblicherweise 5 Jahre.
• Aber Achtung: Anschaffungskosten eines PKW werden nur bis zu einer Angemessenheitsgrenze (Luxustangente) von € 40.000,- als betrieblich veranlasst anerkannt. Die Luxustangente gilt auch für Gebrauchtfahrzeuge, die nicht älter als 5 Jahre sind, d.h. bei einem Gebrauchtwagen ist auf den Preis bei der Erstzulassung abzustellen - liegt diese mehr als 5 Jahre zurück, ist der tatsächliche Kaufpreis maßgeblich. Die Anschaffungskosten über der Grenze von € 40.000,- als auch die vom Wert abhängigen laufenden Kosten sind als Privataufwand steuerlich nicht abzugsfähig!
• Finanzierungs- und Operating-Leasing: meistens handelt es sich beim Leasing um ein Finanzierungsleasing, also einen verdeckten Ratenkauf. In diesem Fall gelten für PKW die gleichen Vorschriften wie beim Kauf (Nutzungsdauer, Angemessenheitsgrenze). Daher ist die Leasingrate nicht in voller Höhe absetzbar sondern muss der Aufwand etwa durch Bildung eines Aktivpostens korrigiert bzw. die Angemessenheitsgrenze berücksichtigt werden.
• Ein Aktivposten ist eine steuerliche Korrekturgröße, durch welche die meist auf eine kürzere Vertragsdauer berechneten Leasingraten auf die für vorgeschriebene Nutzungsdauer von 8 Jahren verteilt werden.
• Die steuerlichen Einschränkungen (Angemessenheitsgrenze, 8jährige Nutzungsdauer, Aktivposten beim Leasing, kein Vorsteuerabzug)gelten nicht fürLKW, Busse und bestimmte vom Finanzministerium in einer Verordnung definierten Kfz, wie Kastenwagen, Kleinlastkraftwagen, Pritschenwagen, Kleinbusse (Mini Van) und Kleinautobusse. Eine Liste dieser Fahrzeuge ist auf der Homepage des BMF im Bereich "Themen A-Z" unter "vorsteuerabzugsberechtigte KFZ" abrufbar.

Reisekostenabrechnung

• Wenn Sie über 25 km von Ihrem Unternehmensstandort entfernt und länger als drei Stunden entfernt sind, können Sie Diäten (Tages- und Nächtigungsgelder) zusätzlich zu Fahrtkosten, Kilometergeldern, etc. als Betriebsausgaben absetzen.
• Eine Basis hierzu kann das Fahrtenbuch sein (s.o.)
• Taggelder : in Österreich pauschal € 26,40 (inkl. 10% Vorsteuer) für 24 Stunden. Berechnung: ab 3 Stunden 1/12 für jede angefangene Stunde. Inland: Kürzung um 13,20 EUR bei einem bezahlten Essen (Kundeneinladung). Ausland: Kürzung auf 1/3 ab 2 bezahlten Essen (Kundeneinladung).
• Nächtigungsgelder :
  a) Pauschale (inkl. Frühstück) von € 15/Nacht (inkl. 10% Vorsteuer) in Österreich. Nicht absetzbar bei kostenloser Nächtigung
  oder
  b) Aufwand laut Rechnung.
• Wenn es eine Hotel-Rechnung mit Nächtigung und Frühstück gibt, kann man trotz Frühstück Taggelder zu 100% verrechnen!
• Wenn Ihnen dies zu kompliziert ist, kann man die Abrechnung (nach den komplexen gesetzlichen Regelungen) auch am Jahresende mit der Erstellung der Steuererklärung für das gesamte Jahr durchführen. So müssen Sie unter dem Jahr nur Belege (Hotelrechnungen, Bewirtungen, Fahrtkosten wie Flug- und Bahntickets, ...) sammeln. Bei Auslandsdienstreisen müssen Sie Grenzübertrittszeitpunkt aufzeichnen, bei Flugreisen: Abflug- bzw. Ankunftszeit in Österreich.

Abgabefrist für die Steuererklärungen

• in Papierform bis Ende April des Folgejahres ODER
• elektronisch bis Ende Juni des Folgejahres ODER
• über einen Steuerberater erst ab Oktober des Folgejahres im Rahmen der sog. "Quotenregelegung" für Parteienvertreter
• Die Eingabe für das Firmenbuchgericht für eine Kapitalgesellschaft oder eine GmbH & Co KG ist immer bis spätestens 30.9. des Folgejahres vorzunehmen! Die Einreichung muss elektronisch über Finanz-Online erfolgen (http://www.justiz.gv.at/); nur bei einem Jahresumsatz bis € 70.000,-- ist eine Einreichung in Papierform möglich. Ist die Einreichung nicht fristgerecht, werden hohe Zwangsstrafen für die Gesellschaft und die Geschäftsführer festgesetzt!

Förderungen für Betriebsmittel, geistiges Eigentum und Kredite: eine kleine Auswahl:

• Wirtschaftsagentur
• WKO
• Wifi Wien
• AWS
• Unternehmensgründerprogramm AMS
• Förderpilot
• FFG, z.B. der Patentscheck für Start-Ups für Leistungen der Patentämter
• Grätzelmillion der Raiffeisen Bank
• KMU Digital Förderung
• Kapitalunterstützung durch KMU-Finanzierungsgesellschaften, Business Angels etc.

Tipps für den laufenden Geschäftsbetrieb bzw. Unternehmensgründung

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Lieferungen oder Leistungen an Ihre Kunden und vermerken Sie, was Sie bereits verrechnet haben und mit welchem Rechnungsdatum.
• Heben Sie sich eine Kopie Ihrer an den Kunden verschickten Ausgangsrechnung auf.
• Wenn Sie Waren beziehen, müssen Sie ein Wareneingangsbuch führen!
• Sammeln Sie Ihre Verträge und laufende Belege. Wenn Sie ein betriebliches Bankkonto haben und private Sachen damit bezahlen, schreiben Sie gleich darauf, dass es "privat" war. Oder Sie haben nur ein privates Bankkonto, auf welchem auch betriebliche Eingänge vorkommen. Dann schreiben Sie dazu, ob es betriebliche oder private Eingänge sind (mit einer kleinen Information dazu), damit es keine Diskussionen wegen "Schwarzeinnahmen" gibt. Wenn Sie größere Bareinzahlungen tätigen, dann schreiben Sie sich auf, ob es von einem Sparbuch kommt, von einer bar bezahlten Ausgangsrechnung oder von wo auch immer - dann müssen Sie nicht in ein paar Monaten oder Jahren nachdenken, was das damals war!
• Führen Sie eine "Offene-Posten-Liste", um zu sehen, ob Ihre Kunden bereits bezahlt haben. Wenn nicht, mahnen Sie! Wenn Sie binnen 3 Jahren nicht mahnen, ist Ihre Forderung verjährt und Sie können sie nicht mehr gerichtlich geltend machen. Wenn Sie aber  einen Exekutionstitel bekommen, verjährt die Forderung erst in 30 Jahren (siehe auch: http://portal.wko.at/).
• Führen Sie Zahlungsbedingungen, mögliche Verzugszinsen und Mahnspesenin Ihren "Allgemeinen Geschäftsbedingungen" sowie allen Geschäftsunterlagen wie Angeboten, Auftragsbestätigungen, Verträgen und Rechnungen an. Zwischen Unternehmern gilt § 456 UGB bzw. eine "freie" Vereinbarung und zwischen Unternehmer/Endverbraucher gesetzlich 4% pa Verzugszinsen.
• Verpflichtende e-Zustellung von Behörden an Unternehmer ab 01.01.2020 (siehe Newsletter aus 12/2019), außer man ist Kleinunternehmer iSd UStG oder hat die technischen Voraussetzungen nicht. Es gilt für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Vermieter, GmbHs,..). Die Vorgangsweise bei Neugründungen wäre:
• 1.  Sofern keine Handysignatur/Bürgerkarte vorhanden ist: aktivieren bei Bezirksamt/Finanzamt (Registrierungsstelle persönliches Erscheinen) ODER über FinanzOnline
  2. Registrierung bei USP und Benennung eines USP-Administrators: https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public
  3. Nach erfolgter Anmeldung im USP muss man sich unter "Mein Postkorb" (Services) für die elektronische Zustellung registrieren und eine E-Mail-Adresse hinterlegen (mit Freischaltelink für Aktivierung!), an die man zukünftig eine Verständigung über den Eingang neuer Nachrichten bekommt
  4. Damit die E-Post abgeholt werden kann, muss zumindest ein Anwender als Postbevollmächtigter hinterlegt werden. Der USP-Administrator kann auch andere Personen (zB Mitarbeiter) als Postbevollmächtigte anlegen.
  5. Info: Erledigungen des BMF werden weiterhinin FinanzOnlinezugestelltund zusätzlichzur Information über "MeinPostkorb"angezeigt. Das kann man aber auch in USP deaktivieren und wie bisher separat von FinanzOnline eine Information über die Zustellung in die Databox erhalten.
  6. Für Privatpersonen, die diesen Service nutzen wollen (für z.B. Meldebestätigung, Strafregisterauszug, RSa- und RSb-Briefe) : https://www.oesterreich.gv.at/oeservices.html

Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen?

• Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt 7 Jahre
• D.h. die Belege des Jahres 2012 müssen Sie bis zum 31.12.2019 aufheben.
• Zum 31.12.2019 läuft die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege etc. des Jahres 2012 aus. Diese können daher ab 1.1.2020 vernichtet werden. 
• Bei Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist. Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen sind sogar bis zu 22 Jahre aufzubewahren. Länger aufzubewahren sind auch Unterlagen, die für ein gerichtliches oder behördliches Verfahren zur Beweisführung notwendig sein könnten, wie Arbeits- und Bestandverträge und wesentliche Kaufverträge.
• Lohnverrechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzuheben (es gibt aber für spezielle Unterlagen auch längere/kürzere Fristen).
• Aufzeichnungen für Umsätze, die seit 1.1.2015 via MOSS (mini-one-stop-shop) abgewickelt werden: 10 Jahre, getrennt nach EU-Land
• Mit dem 1. Stabilitätsgesetzt 2012: Ausdehnung der Aufbewahrungsfrist für Unterlagen betreffend Grundstücke auf 22 Jahre (v.a. wegen der Ausdehnung des Vorsteuerberichtigungszeitraumes auf 20 Jahre, ehem. 10 Jahre).
• Falls der Papierberg zu groß wird, kann man die Buchhaltungsunterlagen platzsparend auch elektronisch archivieren. In diesem Fall muss allerdings die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.
• Unterlagen, die für eine allfällige zivilrechtliche Beweisführung notwendig sein könnten, sollten Sie auch aufheben: Produkthaftung, Eigentumsrecht, Bestandrecht, Arbeitsvertragsrecht etc.

Grundfreibetrag / investitionsbedingter Gewinnfreibetrag

• Gewinnfreibetrag bis inkl. Veranlagung 2021: bei einem Gewinn bis € 30.000,- (Grundfreibetrag) können Sie 13%, aber maximal € 3.900 (13% von € 30.000,-) ohne weitere Voraussetzungen geltend machen. Wenn der Gewinn unter € 30.000,- liegt, können nur vom tatsächlichen Gewinn die 13% angesetzt werden, welche geringer als € 3.900,- sein können.
• Gewinnfreibetrag ab Veranlagung 2022: bei einem Gewinn bis € 30.000,- (Grundfreibetrag) können Sie 15%, aber maximal € 4.500 (15% von € 30.000,-) ohne weitere Voraussetzungen geltend machen. Wenn der Gewinn unter € 30.000,- liegt, können nur vom tatsächlichen Gewinn die 15% angesetzt werden, welche geringer als € 4.500,- sein können.
• Beträgt der Gewinn über € 30.000,- (bis zu € 175.000), können Sie noch zusätzlich den investitionsbedingten Freibetraggeltend machen. Dieser beträgt 13% vom Gewinn VOR Ansatz des Gewinnfreibetrages. Und zwischen € 175.000,01 bis € 350.000: 7%, zwischen € 350.000,01 bis € 580.000: 4,5%. Dazu müssen aber tatsächlich getätigte Investitionen nachgewiesen und in einem Gewinnfreibetragsverzeichnis gegenüber dem Finanzamt ausgewiesen werden.
• Achtung: wenn Sie eine Betriebsausgabenpauschale oder eine andere Pauschale wie z.B. Handels-Vertreterpauschale verwenden kann nur der Grundfreibetrag von € 3.900,-/€ 4.5000,-- maximal angesetzt werden. Auch wenn Sie Investitionen für den investitionsbedingten Freibetrag angeschafft haben, können Sie diese Investitionen nur im Rahmen der jährlichen Abschreibung, aber nicht als Freibetrag berücksichtigen!
• Bei mehreren Betrieben und einem Einkommen ab € 175.000 gibt es eine separate Aufteilungsmethode lt. § 10 EStG!
• Auch für selbständige Nebeneinkünfte (zB aus einem Werk- oder freien Dienstvertrag), Bezüge eines selbständig tätigen Gesellschafter-Geschäftsführers oder Aufsichtsrats- und Stiftungsvorstandsvergütungen steht der 13%ige GFB zu.
• Für den Gewinnfreibetrag ist der Zeitpunkt der Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht relevant, d.h. die tatsächliche betriebliche Nutzungsmöglichkeit (und nicht nur der rechtliche Übergang von Besitz, Preisgefahr, Nutzen und Lasten). D.h.: damit sie als Investition für den GFB zählt, muss sie daher in diesem Jahr zumindest geliefert worden sein (= Zuführung des Wirtschaftsgutes zum Betriebs(anlage)vermögen: ab wann wäre es nutzBAR(d.h. die Inbetriebnahme könnte auch nächstes Jahr erfolgen)). Die Zahlung kann daher auch im Folgejahr stattfinden.
• Als begünstigte Investitionengelten neue abnutzbare körperliche Anlagen mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von mindestens vier Jahren, z.B. Maschinen, Betriebs-und Geschäftsausstattung, LKW, Taxifahrzeuge, EDV, Gebäudeinvestitionen mit Baubeginn nach dem 31. Dezember 2008 - oder bestimmte Wertpapiere.
• Nicht begünstigte Investitionen sind: nicht abnutzbaren Anlagen (wie zum Beispiel Grund und Boden), unkörperliche Wirtschaftsgüter (wie zum Beispiel Rechte, Patente), weiters Pkw, Kombis, Luftfahrzeuge, geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), gebrauchte Anlagen und Investitionen, für die eine Forschungsprämie in Anspruch genommen wird.
• Es können auch GWGs (geringwertige Wirtschaftsgüter; Grenze bis 31.12.2019: EUR 400; ab 01.01.2020: EUR 800, ab 01.01.2023: EUR 1.000) mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 4 Jahren ins Anlagenverzeichnis aufgenommen werden (statt sofort zur Gänze abzuschreiben im Jahr des Zugangs) und somit auch für den Gewinnfreibetrag verwendet werden.
• Anzahlungen für Anlagevermögen können nicht für den GFB verwendet werden: erst im Jahr der Nutzungsmöglichkeit/Lieferung ist diese Anzahlung für den GFB zu verwenden.
• Nachträgliche Anschaffungskosten könnten unter Umständen aber den Betrag für den GFB im Vorjahr beeinträchtigen.
• Für die Wirtschaftsjahre 2014 bis 2016 zählen nur noch Wohnbauanleihen als begünstigte Wertpapiere! Da diese Wohnbauanleihen zwingend Betriebsvermögen darstellen, sind sie KEST-pflichtig. Die Steuerfreiheit für Wohnbauanleihenzinsen bis max. 4% gilt nur für das Privatvermögen! Sie können auch bereits emittierte Wohnbauanleihen anschaffen, aber es muss auf eine Restlaufzeit von 4 Jahren geachtet werden.
• http://www.seminaroberlaa.at/content/steuerberater/praktische_tools_/gewinnfreibetrags_rechner/index_ger.html
• Folgende Themen sind in diesem Zusammenhang noch zu beachten:
  • Aufteilung bei Personengesellschaften
  • Nachversteuerung bei vorzeitiger Entnahme aus dem Anlagevermögen
  • Betriebsaufgabe

Kinderbetreuungskosten absetzen: Rechtslage bis 31.12.2018, ab 2019 Familienbonus

• Betreuungskosten für Kinder bis zum 10. Lebensjahr können als außergewöhnliche Belastung ohne Selbstbehalt bis zu einem Betrag von € 2.300 pro Kind und Jahrsteuerlich abgesetzt werden (Formular L1k). Das Kind war per 1.1.2016 bereits 10 Jahre alt und hat somit das 10. Lebensjahr schon vollendet gehabt, daher leider keine Kinderbetreuungskosten für 2016 mehr abzugsfähig.
• Die Betreuung muss in privaten oder öffentlichen Kinderbetreuungseinrichtungen (zB Kindergarten, Hort, Halbinternat, Vollinternat) erfolgen oder von einerpädagogisch qualifizierten Persondurchgeführt werden.
• Absetzbar sind: die unmittelbaren Betreuungskosten, Verpflegungskosten, Bastelgeld, Kosten für Kurse, bei denen die Vermittlung von Wissen und Kenntnissen oder die sportliche Betätigung im Vordergrund steht (zB Computerkurse, Musikunterricht, Fußballtraining) und Ferienbetreuung unter pädagogisch qualifizierter Betreuung (zB auch Kosten der Verpflegung und Unterkunft, Sportveranstaltungen, Fahrtkosten für den Bus zum Ferienlager)
• Nicht abzugsfähig sind: das Schulgeld und Kosten für den Nachhilfeunterricht.
• Nur in besonderen Fällen (zB alleinerziehende Mutter oder alleinerziehender Vater) sind auch Ausgaben, die 2.300 Euro übersteigen, als außergewöhnliche Belastungen absetzbar, allerdings gekürzt durch den einkommensabhängigen Selbstbehalt.
• Weitere Infos auf der Finanzamtshomepage
• gültig bis Veranlagungsjahr 2018, ab 2019: Familienbonus

Sie wollen einen Dienstnehmer einstellen - AMS Förderungen, Break-Even-Rechner etc.?

• Dieser muss zumindest einen Dienstzettel ausgehändigt bekommen, wo die wichtigsten Merkmale seines Arbeitsverhältnisses angeführt sind (http://portal.wko.at/)
• Kein Dienstzettel muss ausgestellt werden bei Arbeitsverhältnissen, die - aus welchem Grund auch immer - nicht länger als 1 Monat dauern. Es muss aber auch dann kein Dienstzettel ausgestellt werden, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wird, der alle Angaben eines Dienstzettels vollständig enthält.
• Der Dienstzettel ist eine reine Wissenserklärung des Arbeitgebers und muss vom Arbeitnehmer nicht unterschrieben werden. Im Streitfall kann der Arbeitnehmer behaupten, dass andere Dinge vereinbart waren. Daher empfiehlt sich immer ein schriftlicher, von beiden Seiten unterschriebener, Dienstvertrag, da dies eine beidseitige Willenserklärung ist.

• Bei Unternehmensgründungen gibt es, je nachdem, wann das Unternehmen gegründet wurde (Stichtag 1.1.2012) spezielle Regelungen bzw. Begünstigungen gem. NeuFöG, wodurch sich Lohnnebenkosten ebenfalls reduzieren können.

• Oft gibt es auch vom AMS Förderungen - diese sind VOR Arbeitsantritt mit dem AMS abzuklären! Siehe z.B. auch hier.
• Oft fragt man sich, wann ist der richtige Zeitpunkt für den ersten oder jeden weiteren Mitarbeiter - "rechnet er sich?"" - hier ein hilfreiches Tool der WKO.

Geringfügige Dienstnehmer

• Die Geringfügigkeitsgrenze im normalen Dienstverhältnis beträgt 14x € 446,81 im Jahr 2019 (€ 438,05 im Jahr 2018).
• Im freien Dienstverhältnis kann man sie 14x vereinbaren, ansonsten gilt diese Grenze nur 12x (Sonderzahlungen zählen nicht zur Geringfügigkeitsgrenze hinzu).
• An Kosten für den Dienstgeber fallen 1,10% Unfallversicherung (1,40% bis 30.6.2014 bzw. 1,30% bis 31.12.2018, 1,2% ab 1.1.19-31.12.22) und 1,53% Mitarbeitervorsorgebeiträge ("Abfertigung neu") von der Lohnsumme aller geringfügigen Entgelte (einschließlich Sonderzahlungen) an.
• Gibt es mehrere geringfügige Dienstnehmer und übersteigt die sich ergebende Lohnsumme das Eineinhalbfache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze (2019: € 670,22; 2018: € 657,08), dann ist zusätzlich eine pauschale Dienstgeberabgabe in Höhe von  16,40% zu entrichten.
• Achtung: wenn Sie im Betrieb mehrere Dienstnehmer (inkl. geringfügigen Dienstnehmern) beschäftigen, fallen auch 7,3% ab 2018 (2017 7,5%, Vorjahre bis inkl. 2016 7,9% für WIEN) zusätzlich für Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag an - siehe nächster Punkt: Lohnnebenkosten/Freigrenzen,-beträge. Die Reduktion beruht auf der Senkung des Dienstgeberbeitrages (DB)-siehe unten dazu. Der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) ist für jedes Bundesland anders!
• Geringfügige Dienstnehmer sind nicht kranken-, pensions- oder arbeitslosenversichert! Entweder sind sie bei einem anderen Dienstgeber vollversichert oder bei einem Angehörigen mitversichert. Es besteht aber auch die Möglichkeit der Selbstversicherung bei der WGKK in Zusammenhang mit einem geringfügigen Dienstverhältnis um monatlich EUR 63,07 (Wert 2019).
• Bei Unternehmensgründungen gibt es, je nachdem, wann das Unternehmen gegründet wurde (Stichtag 1.1.2012) spezielle Regelungen bzw. Begünstigungen gem. NeuFöG, wodurch sich Lohnnebenkosten ebenfalls reduzieren können.
• Sollte ein geringfügiger Dienstnehmer noch andere Dienstverhältnisse haben, werden diese seitens der GKK zusammengerechnet und bei Übersteigen der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze dem Dienstnehmer im Folgejahr ca. 15% der Bezüge als SV-Beiträge vorgeschrieben.

Welche Lohnnebenkosten fallen an?

• Der vom BMF empfohlene Rechner befindet sich hier: http://onlinerechner.haude.at/ - jedoch ist dieser mit Vorbehalt zu nutzen, da dieser weder Dienstgeberabgabe (in Wien) noch "Strafzuschläge" bei mehreren geringfügigen Dienstverhältnissen noch Freigrenzen bzw. Freibeträge bei Kommunalsteuer/ Dienstgeberbeitrag/ Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag berücksichtigt.
• Man kann mit ca. 33% Lohnnebenkosten zusätzlich zum Bruttogehalt rechnen. Dieser Aufschlag beinhaltet die Kommunalsteuer, den Dienstgeberbeitrag, den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (abhängig vom Bundesland), U-Bahnsteuer (Wien) und Sozialversicherungsbeiträge. Der Dienstgeberbeitrag (DB) wird ab 1.1.2017 von  4,5% auf 4,1% abgesenkt. Ab 2018 weiter auf 3,9%. Für die Jahre 2023 und 2024 kann mittels internem Aktenvermerk z.B. auf 3,7% reduziert werden, ab 2025 ist es dann gesetzlich verankert.
• Der Beitrag zur Unfallversicherung beträgt ab 2023: 1,10% (s.o. für Vorjahre)
• Es gibt Befreiungen für ältere Dienstnehmer bzw. gibt es auch Freigrenzen (€ 1.460,-) bzw. einen Freibetrag (€ 1.095,-) für die Kommunalsteuer, den Dienstgeberbeitrag und den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag.
• Bei Unternehmensgründungen gibt es, je nachdem, wann das Unternehmen gegründet wurde (Stichtag 1.1.2012) spezielle Regelungen bzw. Begünstigungen gem. NeuFöG, wodurch sich Lohnnebenkosten ebenfalls reduzieren können.
• Betriebsinhaber, die sich innerhalb der letzten 15 Jahre vor dem Zeitpunkt der Neugründung in einem Betrieb vergleichbarer Art betätigt haben, gelten nach der aktuellen Rechtslage nicht als Neugründer im Sinne des NeuFöG. Durch die Änderung des § 2 Abs. 3 der Neugründungs-Förderungsverordnung wird der Beobachtungszeitraum ab 1.1.2016 auf fünf Jahre verkürzt. Förderungen können somit früher in Anspruch genommen werden. D.h. Betriebsinhaber, die innerhalb der letzten 5 Jahre nicht in vergleichbarer Art betrieblich tätig waren, können Förderungen unter gewissen Voraussetzungen in Anspruch nehmen.
  
• Auflösungsabgabe: gab es von 2013 bis 31.12.2019

Ferialjobs - was dürfen Kinder in den Ferien verdienen?

Achtung: es gibt Unterschiede bei Praktikanten, Ferialpraktikanten und Volontären! Siehe auch Infos bzgl. Taschengeld/Unfallversicherungspflicht bei der AUVA.

Schüler und Studenten sind froh, für die Ferien einen lukrativen Ferialjobzu finden. Auch die dabei gewonnene Praxiserfahrung liest sich gut in jedem CV. Für die Eltern kann ein Ferialjob der Kinder eventuell zum Verlust der Familienbeihilfe und des Kinderabsetzbetrages führen, wenn nicht Folgendes beachtet wird:

• Kein Problem gibt es bei Kindern bis zur Vollendung des 19. Lebensjahres, die ganzjährig beliebig viel verdienen können, ohne dass Familienbeihilfe und Kinderabsetzbetrag gefährdet sind.
• Aufpassen muss man aber bei Kindern über 19 Jahren: Um in diesem Fall die Familienbeihilfe und den Kinderabsetzbetrag nicht zu verlieren, darf das nach Tarif zu versteuernde Jahreseinkommen des Kindes (nach Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen, Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen) höchstens 15.000 € pro Kalenderjahr nicht überschreiten, unabhängig davon, ob es in den Ferien oder außerhalb der Ferien erzielt wird. Umgerechnet auf Brutto-Gehaltseinkünfte darf ein Kind daher insgesamt bis zu brutto rd 12.860 € pro Jahr (Bruttogehalt ohne Sonderzahlungen unter Berücksichtigung von SV-Beiträgen bzw Werbungskosten- und Sonderausgabenpauschale) bzw. einschließlich der Sonderzahlungen brutto rd 15000 € pro Jahr verdienen, ohne dass die Eltern um die Familienbeihilfe und den Kinderabsetzbetrag bangen müssen. Seit dem Jahr 2020 gilt sogar folgende Einschleifregelung: Übersteigt das zu versteuernde Einkommen des Kindes 15.000 €, wird die Familienbeihilfe nur um den übersteigenden Betrag vermindert. Damit fällt der Anspruch nicht zur Gänze weg.

• Beispiel: ein Student hat am 10.6.2023 das 20. Lebensjahr vollendet. Daher ist im Jahr 2023 erstmals das Einkommen des Kindes relevant. Beträgt das steuerpflichtige Einkommen im Jahr 2023 zB 15.700 €, wird die Familienbeihilfe nur mehr um 700 € gekürzt.

  TIPP: Zu den für den Bezug der Familienbeihilfe und des Kinderabsetzbetrages "schädlichen" Einkünften zählen nicht nur Einkünfte aus einer aktiven Tätigkeit (Lohn- oder Gehaltsbezüge, Einkünfte aus einer selbständigen oder gewerblichen Tätigkeit), sondern auch sämtliche der Einkommensteuer unterliegende Einkünfte (daher beispielsweise auch Vermietungseinkünfte oder Sonstige Einkünfte). Lehrlingseinkommen, Waisenpensionen sowie einkommensteuerfreie Bezüge und endbesteuerte Einkünfte bleiben außer Ansatz.

  Darüber hinaus sind noch folgende Besonderheiten zu beachten:

  - Ein zu versteuerndes Einkommen, das in Zeiträumen erzielt wird, für die kein Anspruch auf Familienbeihilfe besteht (zB bei vorübergehender Einstellung der Familienbeihilfe, weil die vorgesehene Studienzeit in einem Studienabschnitt abgelaufen ist), ist nicht in die Berechnung des Grenzbetrages einzubeziehen.
  

  - Die Familienbeihilfe und der Kinderabsetzbetrag fallen übrigens nicht automatisch weg, sondern natürlich erst dann, wenn die Eltern den zu hohen Verdienst ihres Kindes pflichtgemäß dem Finanzamt melden. Wer eine solche Meldung unterlässt, riskiert zusätzlich zur Rückforderung der Familienbeihilfe und des Kinderabsetzbetrages auch eine Finanzstrafe!

  Aus Sicht des Ferialpraktikanten selbst ist Folgendes zu beachten:

  - Bis zu einem monatlichen Bruttobezug von € 500,91 (Wert 2023) fallen wegen geringfügiger Beschäftigung keine Dienstnehmer-Sozialversicherungsbeiträge an. Liegt der Monatsbezug über dieser Grenze, werden dem Kind die vollen SV-Beiträge abgezogen.

  - Bei Ferialjobs in Form vonWerkverträgen oder freien Dienstverträgen, bei denen vom Auftraggeber kein Lohnsteuerabzug vorgenommen wird, muss ab einem Jahreseinkommen (Bruttoeinnahmen abzüglich der mit der Tätigkeit verbundenen Ausgaben) von 11.000 € für das betreffende Jahr eine Einkommensteuererklärung abgegeben werden (ab 2022 Valorisierung des Grenzwertes und somit ein bisschen höher!).

  - Eine Ferialbeschäftigung im Werkvertrag bzw freien Dienstvertrag unterliegt grundsätzlich auch der Umsatzsteuer (im Regelfall 20%). Umsatzsteuerpflicht besteht jedoch erst ab einem Jahresumsatz (= Bruttoeinnahmen inklusive unterstellter/nicht verrechneter 20% Umsatzsteuer) von mehr als 42.000 € (bis dahin gilt die unechte Steuerbefreiung für Kleinunternehmer). Eine Umsatzsteuererklärung muss ebenfalls erst ab Umsätzen von 35.000 € netto abgegeben werden, da ab diesem Betrag 20% Umsatzsteuer anfallen würden (sofern man nicht auf die Steuerbefreiung verzichtet hat). Abzugeben wäre eine Umsatzsteuererklärung aber auch als Kleinunternehmer, sollte es zu einem Übergang von Steuerschuld kommen, bei Überschreiten der Erwerbsschwelle oder Verzicht auf Erwerbsschwelle oder bei (versehentlicher) Steuerschuld kraft Rechnungslegung und auch bei Anwendung der Differenzbesteuerung.

 

Haftungsausschluss

Bitte beachten Sie, dass alle Inhalte, die ich hier zur Verfügung stelle, nur von allgemeiner Natur sein können. Obwohl diese Informationen korrekt sind, sollten Sie Ihre Entscheidungen nicht ohne Rücksprache mit einer qualifizierten Person treffen. Die Inhalte auf dieser Seite ersetzen keine persönliche Beratung, da jeder Beratungsfall und jede Lebenssituation eine Mischung verschiedener Faktoren sind, die berücksichtigt werden müssen und sich beeinflussen können. Nur mit dem Wissen aller relevanten Aspekte kann man eine qualifizierte Aussage treffen.

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